Przez tyle lat organizowania turnusów z osobami z niepełnosprawnościami musieliśmy się nauczyć funkcjonowania w skomplikowanej, zmieniającej się rzeczywistości. Do tego nikt przed nami nie przecierał szlaku, robiliśmy wszystko metodą prób i błędów. Po latach przyszła wprawa i kilka rad, którymi możemy się podzielić.

Podopieczni przyjeżdżają prawie jednocześnie. Starsza pani była przekonana, że dostanie pokój z koleżanką, Grażynka uważa, że świetnie jeździ wózkiem elektrycznym, więc domaga się, żeby dla niej zrobić wyjatek od zasady. Nowi wolontariusze są lekko wystraszeni i zadają mnóstwo pytań, co jest super, ale pochłania sporo czasu, za to część "starych" tak się wyluzowała, że poszli na spacer i ich nie ma, kiedy są potrzebni. Koordynatorzy jeszcze nie zdążyli wydrukować wszystkich plakietek z imionami... Ot zwykły, pierwszy dzień turnusu!

- Nigdy nie było takich wymagań. Mamy go zabrać z powrotem? On cały rok czekał na turnus! - rodzice Piotrka nie przywieźli zlecenia na podawanie leków. Zamiast się przyznać, próbują zmiękczyć pielęgniarkę. A ona nie może sobie pozwolić na podawanie leków bez lekarza. Zamiast przepychanki na argumenty - Przecież już od trzech lat was informujemy - lepiej jest wyciągnąć "Zgłoszenie na turnus" i pokazać im ich podpis pod słowami: "zobowiązujemy się dostarczyć". Umowy, dokumenty, papiery - jak nie są potrzebne, to wydają się taką stratą czasu i energii. A potem okazuje się, że są potrzebne!

Część wolontariuszy chyba nie słyszała ogłoszenia "Drzwi od ogrodu mają być zawsze zamknięte". Właśnie przez te drzwi dwie demencyjne seniorki wybrały się "na wycieczkę". Dobrze, że tam byłem, żeby je odprowadzić ale zrozumiałem, że coś nie działa. Zamiast się złościć na wolontariuszy, zrobiłem telefonem dwa zdjęcia i notatkę w aplikacji Keep: "Ogłoszenia. Pokazać na dużym ekranie, jak wyglądają zamknięte drzwi, a jak otwarte". POMOGŁO!

- Nie cierpię tej Asany! Musimy tego używać? - Dłuuga lista zadań, z podziałem na etapy, z terminami, z wyjaśnieniami, z linkami do "Vademecum Koordynatora", z osobami przydzielonymi do właściwych zadań... nic dziwnego, że niektórzy koordynatorzy się zniechęcają na taki widok. - Ile tu jest czytania, a przecież są wakacje!!! - argumentują.

Na koniec, gdy wszyscy wyjeżdżają, a my podpisujemy "Raport z przebiegu turnusu", to nagle dociera do nas, że zrobiliśmy wszystko, co było na liście, a bez listy nie pamiętalibyśmy np., żeby na czas kupić podziękowania dla wolontariuszy, podpisać ubezpieczenia, czy powiadomić szpital w Wyszkowie, że jesteśmy na ich terenie i możemy ich potrzebować!

Za rok przeczytamy sobie te "Raporty", żeby sprawdzić naszą listę zadań w Asanie. Może trzeba coś dodać, albo coś usunąć, albo przekazać kompetencje komuś innemu, żeby było sprawniej?

Mogę ci polecić na "ogarnianie chaosów" tych kilka skutecznych narzędzi, ale jest coś jeszcze innego - parę prostych zasad:

1. Zrób sobie notatkę z każdej porażki, z każdego przypału, z każdej trudnej sytuacji, również z takiej, którą udało się szczęśliwie ogarnąć. Opisz, co się stało, jaka była przyczyna i co warto zrobić, żeby uniknąć problemu w przyszłości.

2. Otaczaj się ludźmi, na których możesz polegać. Łatwo można ich rozpoznać, kiedy właśnie dzieją się przypały. Poznasz ich po tym, że nie zostajesz sam, kiedy robi się gorąco! A jak już ich rozpoznasz, to o nich dbaj!!

3. Zróbcie razem listę rzeczy do załatwienia. Będzie super!

Oczywiście nasza, "drabinowa" strategia ogarniania chaosu wymaga czasu, ale ostetecznie bardzo się sprawdza! Dlatego chcemy z tego miejsca wyrazić wdzięczność wszystkim darczyńcom, że stwarzają nam zaplecze, możliwości działania. Dziękujemy, że dzięki darowiznom możemy planować przyszłość, wyciągać wnioski i udoskonalać naszą działalność. Szczególnie cenne okazują się regularne, przewidywalne wpłaty, nawet jeśli niekoniecznie są to duże kwoty!